7 Facts ทำไมธุรกิจต้องทำคู่มือปฏิบัติการ “Operation Manual”
7 Facts ทำไมธุรกิจต้องทำคู่มือปฏิบัติการ “Operation Manual”
ปัญหาใหญ่สำหรับผู้ประกอบการโดยเฉพาะในธุรกิจแฟรนไชส์ คือการที่ต้องสอนวิธีการทำงานให้กับพนักงานซ้ำๆ ขาดวิธีการรับมือกับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นอย่างเป็นขั้นเป็นตอน หรือพนักงานแต่ละคน ต่างมีรูปแบบการปฏิบัติงานที่ต่างกันไปตามประสบการณ์ ความสามารถ และการตัดสินใจ ทุกสิ่งล้วนส่งผลต่อมาตรฐานของธุรกิจทั้งสิ้น ที่เป็นเช่นนี้ เพราะไม่มีแนวทางการปฏิบัติงานอย่างเป็นระบบ จึงเป็นที่มาของข้อเท็จจริงทั้ง 7 ประการ ที่สมควรต้องทำ “คู่มือปฏิบัติการ” หรือ “Operation Manual”
1. ทำให้เกิดมาตรฐานเดียวกันทุกสาขา (Standard Maintenance)
การบริหารสาขาที่มีมากมาย ความท้าทายที่สำคัญคือจะทำอย่างไรให้ลูกค้าได้รับสินค้าและบริการที่เท่าเทียมกันหรือเป็นมาตรฐานเดียวกันในทุกสาขา การทำคู่มือปฏิบัติการที่ประกอบไปด้วยวิธีการทำงานที่เป็นขั้นเป็นตอน จึงเป็นสิ่งสำคัญในการควบคุมคุณภาพของการจัดการแต่ละสาขา เป็นแผนที่นำทางให้ทุกตำแหน่งงานในสาขาปฏิบัติงานในแบบเดียวกัน และยังเป็นข้อตกลงสำคัญของการทำงานร่วมกันในระบบแฟรนไชส์
2. ทำให้การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น (Increase Efficiency)
การสร้างคู่มือปฏิบัติการ ถือเป็นวิธีหนึ่งที่จะช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ เพราะคู่มือฯ เป็นการกลั่นกรองวิธีการทำงานที่ถูกต้องอย่างละเอียด ช่วยให้เกิดการเรียนรู้ได้อย่างรวดเร็ว ทำให้ผู้ที่ไม่เคยมีทักษะหรือประสบการณ์สามารถทำตามได้ง่าย และได้ผลลัพธ์ที่ไม่ต่างกับผู้ที่มีประสบการณ์ อีกยังเป็นการเพิ่มศักยภาพของตัวบุคคล เพราะการให้การเรียนรู้อย่างเป็นระบบ จะทำให้พนักงานสามารถทำงานทดแทนกันได้
3. เป็นศูนย์รวม Know-how ที่จำเป็น (Essential Know-how Center)
การดำเนินธุรกิจให้ประสบผลสำเร็จ ต้องใช้ความสามารถและความเชี่ยวชาญในหลายสาขามาประกอบกัน คู่มือปฏิบัติการ จึงถือเป็นแหล่งรวม Know-how ของบุคคลทุกแผนก ที่มีหน้าที่ความรับผิดชอบในส่วนงานนั้นๆ จนสั่งสมกลายเป็นประสบการณ์ที่กลั่นออกมาเป็น Know-how ให้ผู้อื่นปฏิบัติตามได้ง่าย
4. ลดปัญหาซ้ำๆ ของการปฏิบัติงาน (Reduce Operational Problems)
หากกิจการไม่มีระบบคู่มือปฏิบัติการที่ชัดเจน นอกจากจะทำให้การบริหารจัดการร้านค้าไม่ได้มาตรฐาน ยังอาจพบปัญหาซ้ำ ๆ ที่อาจตามมาได้ อาทิ พฤติกรรมการต้อนรับลูกค้าที่ไม่เป็นไปในทิศทางเดียวกันจนเกิดการร้องเรียน ความผิดพลาดในขั้นตอนการชำระเงินที่ส่งผลต่อกำไรขาดทุน เป็นต้น
5. ช่วยลดต้นทุน (Reduce Costs)
นอกจากจะระบุถึงขั้นตอนการทำงานอย่างเป็นระบบ ในคู่มือปฏิบัติการยังมีการะบุถึงวิธีการสั่งซื้อสินค้าและระบุแหล่งประจำในการจัดซื้อ เมื่อมีกำลังซื้อมาก ก็ย่อมมีกำลังต่อรองเรื่องราคามากขึ้น ช่วยให้เจ้าของกิจการสามารถลดต้นทุนสินค้าและบริการได้
6. เป็นเครื่องมือสร้างการเติบโต (Business Tool)
คู่มือปฏิบัติการเป็นการระบุ Know-how ความสำเร็จของธุรกิจที่สามารถทำให้ผู้อื่นไปปฏิบัติตามได้ง่าย โดยผู้อื่นสามารถเปิดธุรกิจในรูปแบบเดียวกัน กลุ่มลูกค้าเดียวกัน ตรงส่วนไหนของโลกก็ได้ เกิดการขยายสาขาอย่างเป็นระบบและเป็นขั้นเป็นตอนตามที่ระบุไว้ในคู่มือฯ ทำให้ธุรกิจเกิดการเติบโตขึ้นได้ง่าย
7. เพิ่มทักษะใหม่ๆ ทางเทคโนโลยีได้ (Increase Technology Skills)
เมื่อกิจการมีการอัปเดตระบบการทำงานใหม่ๆ ก็สามารถเพิ่มเนื้อหาในคู่มือปฏิบัติการเพื่อให้พนักงานได้เรียนรู้ทักษะให้เท่าทันกับเทคโนโลยีได้ เมื่อพนักงานมีทักษะการทำงานที่เพิ่มขึ้น ก็ส่งผลต่อผลประกอบการที่เพิ่มขึ้นตามไปด้วย อาทิ คู่มือการขายสินค้าทางบัญชีธุรกิจไลน์ เป็นต้น
ดังนั้น การทำธุรกิจให้ประสบผลสำเร็จเป็นไปตามมาตรฐาน การสร้างคู่มือปฏิบัติการ หรือ “Operation Manual” จึงเป็นหัวใจสำคัญที่ทุกกิจการต้องจัดทำเนื้อหา เพื่อให้พนักงานทุกคนทุกระดับ สามารถปฏิบัติงานไปในทิศทางเดียวกัน โดยเฉพาะกิจการที่มีหลายสาขาและกิจการที่เป็นระบบแฟรนไชส์
